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學會製作工作清單 使工作有序高效進行

 現代世界的複雜性已經超出了人力所能控制的範圍,任何一個需要從業人員掌控大量知識的領域都難逃厄運。從醫療到金融,從商業到行政,生活中的錯誤屢屢發生,令人觸目驚心。過去4年間,針對律師失誤的訴訟案件數量增長了36%,有的律師搞錯了開庭時間,有的把卷宗搞丟了,有的則用錯了法律條款;要挽救一個患者的生命,需要數十位醫護人員正確實施數千個治療步驟,任何一個步驟的疏忽都可能致人於死地;建造一棟大樓需要聯合16個領域的專家,不同的專家可能做出相互衝突的決定,一旦做出錯誤決策建築早晚會倒塌。
  清單革命,不是一場寫在紙上的革命,而是一場印在心上的革命。一張手術清單,讓原本經常發生的手術感染比例從11%下降到0,被全球2000多家醫院奉為圭臬;一張建築清單,讓每年建築事故的發生率不到0.00002%;一張投資清單,讓一個投資組合的市值竟然增長了160%。
  使用清單,就是為大腦搭建起一張“認知防護網”,它能夠彌補人類與生俱來的認知缺陷,如記憶不完整或注意力不集中。提出清單的4大行事原則:權力下放、簡單之上、人為根本及持續改善。
  它們不是僵化的教條,而是實用的支持體系,將在複雜的世界中拯救你的生活。只是,任務清單,不僅僅是個人的安排,因為你的工作不是單打獨鬥,你的工作需要很多人的配合,所以在製作你的任務清單的時候,也是需要一些技巧,一些原則的。
  職場製作清單的六大技巧
  1.控制列清單的時間
  不少公司人都會在比如上班路上先花5至10分鐘想好當天要做的事,到辦公室再記下來。超出10分鐘的情況也有,一般是在寫專案計畫時。
  2.限定任務數量
  許多時候清單裏的事項對於公司人沒有強大動力,所以會有“拖延症”。數量過多可能會導致恐懼心理。使用你覺得舒服的方式,最好能隨時查看。同時最好只專注於一種記錄方式,因為有時會忘記同步。在使用任務清單的25位受訪公司人裏有7位使用單一的記錄工具。其他人則除了電子工具外多數還會用到本子。
  3.把任務細化
  有時對於任務的拖延是由於任務表述的模糊不清而造成的,因此需要細化到具體行動,即action.有時對於任務的拖延是由於任務表述的模糊不清而造成的,因此需要細化到具體行動,即去掉那些從未解決也沒什麼嚴重後果的事項,一項任務如果長期沒有得到重視,那麼它很可能是沒有價值的。永遠先做有價值的事。
  4.去掉那些從未解決的事項
  根據帕累托法則,清單中20%的任務貢獻了80%的價值。一項任務如果長期沒有得到重視,那麼它很可能是沒有價值的。永遠先做有價值的事。清單裏沒必要區分長期和短期任務,清單就是每日備忘錄,是實現長期或短期目標的具體實施步驟。
  在規劃長期及短期目標的時候可以分成幾大類,但不宜過多。通常公司人都有意識先完成緊急、重要的任務。意思是“相互獨立,完全窮盡”。在把一個工作專案分解為若干個更細的工作任務時,要遵循完整性和獨立性的原則,即分解過程中不要漏掉某項,而每項工作之間要獨立,不要有交叉重疊。
  5.標明每個任務所需的時間
  對於有經驗的任務,規定所需的大概時間可以提高效率;對於沒有經驗的任務,可依據他人經驗作為時間參考值,這樣能防止在一個問題上花費過多時間。對於有經驗的任務,規定所需的大概時間可以提高效率;對於沒有經驗的任務,可依據他人經驗作為時間參考值,這樣能防止在一個問題上花費過多時間。
  6、定期調整
  對於完成的任務不是單純將其在當天的清單上劃掉,而是進行詳細記錄,然後每週末或月末時進行歸納總結,這有助於公司人調整短期或階段目標。同時,完成目標的成就感也是進行下一階段任務的強大動力。
  提高職場工作效率,制定一份任務清單是個不錯的注意,但是任務清單的關鍵是簡潔並且有重點,否則複雜而淩亂的清單不僅不能幫助你更快的完全工作任務,更會加重你工作的複雜性,降低工作效率。所以一定要注意做好任務清單中的主次之分。
  職場中最要不得的就是拖拖拉拉,當別人已經乾淨俐落的做好手中的任務,而你卻還像一只無頭的蒼蠅亂撞,找不到辦公的頭緒,如何提高工作效率,這是職場中重要的一點,手忙腳亂的職場人,不妨給自己制定一份任務清單吧!
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